Ziele im Projekt – treffsicher und genau?

Unklare oder schlecht dokumentierte Ziele sind ein großer Stolperstein für den Projekterfolg. Obwohl dies jedem klar sein wird, der schon mit Projekten zu tun hatte, wurde dies in einer aktuellen Studie der GPM erneut bestätigt.

Was ist denn nun das Problem mit den Projektzielen?

Erfolg ist, wenn alle gemeinsam das gleiche Ziel erreichen – nach Möglichkeit ohne Umleitungen
Bild: Gerd Altmann / pixelio.de

“Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der Richtige.” (Seneca)

Projekte starten häufig unter Zeitdruck. Es wird schon mal begonnen, obwohl die Zielsetzung noch nicht abschließend geklärt ist. Der Auftrag ist dann häufig unklar, es kommt zu vielen Diskussionen und zeitraubenden Meetings.

Mangelnde Fokussierung führt zu Überlastung

Viele Projektmitarbeiter arbeiten wie im Treibsand: Sie versuchen mühsam den Kopf an die Luft zu bekommen und werden doch immer wieder in den Sand gezogen. Dies ist häufig eine Folge von Orientierungsverlust. Da nicht klar ist, wo die Prioritäten liegen, werden anstehende Arbeiten erledigt. Vermeintlich dringende Dinge werden erledigt, statt zu hinterfragen, was wirklich wichtig ist und gebraucht wird. Dies führt dazu, dass kopflos, aber mit ungeheurem Einsatz geschuftet wird und nichts Sinnvolles dabei raus kommt.

Unverstandene Zielsetzung führt zu unbrauchbaren Resultaten

Zur Klärung der Zielsetzung ist es nie zu spät und unklare Projektziele können auch nicht ignoriert werden. Die Folge sind fast ausnahmslos unbrauchbare Projektresultate, die zu Frust auf allen Seiten führen – sowohl bei den Auftraggebern als auch beim Projektteam. Sind die Ziele nicht wirklich klar, gibt es also nur eines – raus aus dem täglichen Gewusel, einen Schritt zurück treten und sich mit den Zielen beschäftigen. Selbst wenn das die Einhaltung des Zeitplans gefährdet ist dies auf jeden Fall besser, als nach vorher festgelegtem Projektende das falsche Ergebnis abzuliefern.

Früher war alles besser: wir haben noch nie einen Riesenaufwand wegen Zielsetzungen betrieben

Wir arbeiten heute größtenteils immer noch in Organisationsstrukturen, die dem Zeitalter der Industrialisierung entsprechen. Abteilungen, deren Mitarbeiter auch gleichzeitig in Projekte eingebunden sind. Früher war Arbeit reproduzierbar, es gab mehr Standards, Best Practices funktionierten und zur Effizienzsteigerung musste nur der passende Prozess gut genug beschrieben und gelebt werden. Dafür passten diese Organisationsstrukturen.
Heute haben wir ein Überangebot, weltweiten Wettbewerb und wir beschäftigen uns überwiegend mit Innovationen oder kundenspezifischen Produkten. Eigentlich brauchen wir dafür schlagkräftige, flexible und eigenverantwortliche, schnelle Einheiten. Diese hätten ein eigenes Interesse daran, vorher genau zu klären, was das Ziel ist. Da diese Organisationsformen in den wenigsten Unternehmen bisher etabliert sind, müssen wir uns als Übergangslösung anderweitig behelfen. Unter anderem durch eine konkrete Zielsetzung für Projekte: Denn wenn jeder im Team meint, er hätte verstanden, was das Ziel ist und jeder drauf losarbeitet und sich im Alltagsgeschäft verliert, dann werden die Projektergebnisse erzielt, die wir häufig haben: Verspätete Lieferungen, Produkte nicht, wie vom Kunden gewünscht, Nacharbeiten, Diskussionen um Änderungen, wer bezahlt dafür, überlastete Mitarbeiter, usw.

Fazit: Ohne klares Ziel macht Projektarbeit überhaupt keinen Sinn

Eine im Team einheitlich verstandene Zielsetzung ist das Fundament eines jeden erfolgreichen Projekts! Doch Vorsicht, damit ist nicht in erster Linie eine schwer verständliche Spezifikation mit Interpretationsspielraum gemeint.
Es bedarf hier einer guten Kommunikation und insbesondere des Verständnisses des übergeordneten Sinns des Projekts.
Es ist zwar schön, dass Projekte in Teilprojekte in Teilprojekte usw. zerlegt werden, und dass dies auch mit den Zielen geschehen kann. Je besser aber ein Projektteam verstanden hat, was der Sinn und die Funktion seines Puzzleteiles ist, desto gezielter kann die Arbeit danach ausgerichtet und Verantwortung übernommen werden.

Wenn ich das große Ganze kenne, dann ist klar, wie mein Puzzleteil aussehen muss
Bild: Rainer Sturm / pixelio.de

Nur dann kann ich erwarten, dass mein Team mitdenkt und selbstverantwortlich den bestmöglichen Beitrag zum Gelingen leisten möchte.
Dies trifft nicht nur für Teilprojekte zu, sondern insbesondere auch für den Beitrag von Projekten zu den Unternehmenszielen. Nur wenn meine Leute verstehen, was der Zweck und das Ziel des Unternehmens sind und welchen wertvollen Beitrag sie durch die Arbeit in ihrem Projekt leisten können, ist eine emotionale Verbindung mit dem Ziel möglich. Und genau das ist der Schlüssel zum Erfolg!