Häufig stehen mehrere Teammitglieder für dieselben Teilbereiche oder dieselbe Aufgaben in der Verantwortung. Ein grundlegender Aspekt der Projektarbeit ist aber die eindeutige Verantwortlichkeit pro Aufgabe oder Teilbereich.
Das hat vermutlich jeder schon oft erlebt: Aufgaben werden an ein Team, bestehend aus mehreren Personen, delegiert und nichts passiert. Alle warten ab, bis jemand etwas tut.
Es ist dann wie beim Beamten-Mikado: Wer sich zuerst bewegt hat die Arbeit, bzw. verloren.
Wer sich bewegt, hat verloren! © Simone Hainz / pixelio.de
Deshalb ist eines der grundlegenden Dinge, nicht nur in der Projektarbeit:
Verantwortlichkeiten müssen klar geregelt sein. Die Übertragung oder Annahme von Verantwortung erfolgt projektbezogen und nicht funktionsbezogen.
Dabei ist zu beachten, dass Verantwortung nicht einfach einseitig übertragen werden kann, sondern es sie muss aktiv übernommen werden. Dazu gehört, dass sich derjenige, der sie übernimmt, zum einen der Verantwortung klar ist, zum anderen auch die Verpflichtung dafür übernimmt. Dies erreicht man dadurch, dass Termine mit den Betreffenden abgestimmt werden. Das heißt: Derjenige, der die Verantwortung für eine Aufgabe übernimmt, verpflichtet sich, die Aufgabe zum definierten Zeitpunkt fertig zu stellen.
Im Projekt gilt es unentwegt jeden Einzelnen zu motivieren. Damit sind nicht morgendliche Motivationsansprachen gemeint, sondern ein Maximum an Freiraum und gleichzeitig der Austausch von Wissen, sowie ein leichter Zugang zu umfassenden Informationen für alle Teammitglieder. Eine umfassende Information wirkt motivationsfördernd und integrierend. Sie steigert die Effizienz von Projekten. Dies führt zu bestmöglichem Feedback und maximalem Input. Im Gegenteil dazu wirkt Herrschaftswissen abgrenzend.
Bei abgrenzendem Herrschaftswissen sind wir an einem guten Punkt angelangt – dem Unterschied zwischen Delegation und Selbstorganisation. Nicht erst seit der agilen Softwareentwicklung ist Selbstorganisation ein Schlagwort. Laut Wirtschaftslexikon liegen die Vorteile der Selbstorganisation in
– einer besseren Nutzung des Wissens der Teammitglieder,
– einer erhöhter Flexibilität und Schnelligkeit und
– einer verbesserter Motivation und Personalentwicklung.
Sich selbst organisierenden Teams werden Projekte übertragen. Dies kann aber nur funktionieren, wenn dafür eine entsprechende Organisationseinheit – nämlich das PMO – die projektübergreifende Koordination wahr nimmt und ein Auge darauf hat, dass keine Redundanz entsteht.
Das heißt Delegation der Projekte an die Teams, Selbstorganisation innerhalb der Teams. Damit werden extrem flache Hierarchien möglich, und das ganze Unternehmen gewinnt an Effizienz und Flexibilität. Interessant finde ich noch, dass Selbstorganisation früher eher als Humanisierungskonzept propagiert wurde, während neuerdings viel stärker auf die potenziellen Effizienzgewinne verwiesen wird. Das Wirtschaftslexikon nennt dies „eine Harmonisierung von ethischen und ökonomischen Zielen“. So einfach geht das mit Selbstorganisation, oder auch nicht, denn weiter heißt es im Wirtschaftslexikon: „Aus ethischer Sicht kann befürchtet werden, dass die Erweiterung der Autonomie letztlich doch nur einer verbesserten Instrumentalisierung des Personals Vorschub leistet, indem durch den Verkauf von Sinn. Spaß und Spielraum Selbstausbeutung begünstigt und der Zugriff auf die Arbeitskraft noch umfassender wird“.
Allen kann man es nicht recht machen. Aber ich persönlich arbeite lieber mehr und mit Sinn, Spaß und Spielraum, als mich sinnentleerter Tätigkeit in festen Hierarchien hinzugeben. Fazit: Die gesunde Mischung macht’s – Selbstorganisation mit ausgewogener Life-Work-Balance?
